Tietosuojaseloste – Pohjolan Reilukulta Oy (3597837-5)

Tällä sivulla kerromme, miksi ja miten käsittelemme henkilötietoja. Selosteessa kuvaamme, mitä tietoja keräämme, mihin tarkoituksiin käytämme niitä, millä perusteella käsittely tapahtuu sekä mitkä oikeudet sinulla on.

Jos sinulla on kysyttävää tietosuoja-asioista, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse: info@reilukulta.fi

 

Rekisterinpitäjä

Pohjolan Reilukulta Oy (”Yritys”)
Y-tunnus: 3597837-5
Sähköposti: info@reilukulta.fi

 

Rekisterit

Pohjolan Reilukulta Oy käsittelee henkilötietoja seuraavissa rekistereissä:

• Asiakasrekisteri
• Markkinointirekisteri
• Käyttäjärekisteri (esim. verkkopalveluiden käyttö ja tunnistaminen)
• Työnhakijarekisteri
• Ohjelmistojen henkilörekisteri (asiakasyritysten kanssa sovitut järjestelmät)
• Yhteydenottolomakkeiden tiedot (verkkosivujen lomakkeet)

 

Mitä henkilötietoja keräämme ja miksi

Henkilötietojen käsittely auttaa meitä palvelemaan sinua, hoitamaan asiakassuhteita ja tuottamaan palveluitamme turvallisesti ja lainmukaisesti. Käsittelemme tietoja aina tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten.

Käytämme henkilötietoja esimerkiksi:

• palveluiden toteuttamiseen ja toimittamiseen
• asiakaspalveluun ja yhteydenpitoon
• markkinointi- ja asiakasviestintään (soveltuvin perustein)
• palveluiden kehittämiseen ja laadun parantamiseen
• lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen (esim. rahanpesulainsäädäntö)

Voit milloin tahansa kieltää markkinointiviestit. Suorasähköposteissa on aina peruutuslinkki, ja kiellon voi tehdä myös lähettämällä viestin osoitteeseen info@reilukulta.fi.

 

Rekisterikohtaiset tiedot

Markkinointirekisteri

Tarkoitus: Markkinointiviestintä ja markkinoinnin kohdentaminen.
Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (markkinoinnin harjoittaminen) ja/tai suostumus tilanteen mukaan.

Kerättävät tiedot voivat olla:

• nimi
• yhteystiedot (sähköposti, puhelin, osoite)
• yrityksen yhteyshenkilötiedot
• muut markkinoinnissa tarpeelliset tiedot (esim. kiinnostuksen kohteet, kielivalinta)

Tietolähteet:

• verkkosivujen lomakkeet
• sähköposti, puhelin ja muu asiointi
• julkiset lähteet (esim. yritysten yhteystiedot)

 

Käyttäjärekisteri

Tarkoitus: Ohjelmisto- ja verkkopalveluiden tuottaminen, käyttäjän tunnistaminen ja käyttövaltuuksien hallinta.
Oikeusperuste: Sopimus (palvelun tuottaminen).

Kerättävät tiedot voivat olla:

• nimi
• käyttäjätunnus
• sähköpostiosoite
• muut pääkäyttäjän tallentamat käyttöön liittyvät tiedot

 

Asiakasrekisteri

Tarkoitus: Asiakassuhteen hoito, palveluiden toteuttaminen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen liittyvien velvoitteiden täyttäminen.

Oikeusperuste:

• sopimus (asiakassuhteen toteuttaminen)
• lakisääteinen velvoite (esim. rahanpesulainsäädäntö)
• oikeutettu etu (asiakassuhteen ylläpito ja kehittäminen)

Kerättävät tiedot voivat olla:

• nimi ja yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti)
• henkilötunnus, syntymäaika ja kansalaisuus (vain, jos lain tai tunnistamisen vuoksi tarpeen)
• kopio henkilöllisyystodistuksesta tai passista (vain, jos lain edellyttämä tunnistaminen)
• tiedot liiketoimista ja tapahtumista
• muut asiakassuhteen hoitamiseen tarvittavat tiedot

Tietojen säilyttäminen:
Rahanpesulainsäädännön mukaiset tunnistamistiedot (ml. henkilötunnus, henkilöllisyysasiakirjan kopio ja liiketoimet) säilytetään viisi (5) vuotta asiakassuhteen tai yksittäisen liiketoimen päättymisestä. Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.

 

Ohjelmistojen henkilörekisteri

Tarkoitus: Sopimusperusteisten ohjelmistopalveluiden tuottaminen asiakkaille (asiakasyritysten henkilöstötietojen käsittely sovitussa laajuudessa).
Oikeusperuste: Sopimus.

Kerättävät tiedot voivat olla:

• nimi
• työ- ja/tai palkkatiedot (riippuen ohjelmistopalvelusta)
• työaikatiedot
• muut käyttäjän tai pääkäyttäjän tallentamat tiedot

 

Työnhakijarekisteri

Tarkoitus: Rekrytointiprosessin toteuttaminen, hakemusten käsittely, soveltuvuuden arviointi ja rekrytointiin liittyvä yhteydenpito.
Oikeusperuste: Oikeutettu etu (asiallinen yhteys työnhakijan ja yrityksen välillä) ja tarvittaessa suostumus (esim. soveltuvuusarvioinnit).

Kerättävät tiedot voivat olla:

• nimi ja yhteystiedot
• yksilöintitiedot (esim. syntymävuosi, tarvittaessa henkilötunnus)
• koulutus- ja työkokemustiedot
• kielitaito
• hakemuksen/ansioluettelon sisältämät tiedot
• mahdollisiin arviointeihin liittyvät tiedot (tarpeen mukaan)

Tietolähteet:

• pääsääntöisesti työnhakijalta itseltään
• muut lähteet vain lain sallimissa rajoissa ja tarvittaessa suostumuksella

 

Yhteydenottolomakkeet

Verkkosivujemme yhteydenotto- ja ilmoittautumislomakkeilla kerätään lomakekohtaisesti ne tiedot, jotka ovat tarpeellisia pyydetyn palvelun tarjoamiseksi ja yhteydenoton käsittelemiseksi. Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin asian hoitaminen edellyttää. Tietoja voidaan käyttää myös markkinointiin tämän selosteen mukaisesti ja niissä rajoissa, jotka käyttäjä on hyväksynyt.

 

Tietojen luovuttaminen

Emme lähtökohtaisesti luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Voimme kuitenkin käyttää luotettavia palveluntarjoajia (alihankkijoita), jotka käsittelevät tietoja puolestamme kirjallisten sopimusten perusteella. Tietoja käsitellään vain ohjeidemme mukaisesti ja vain tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Palveluntarjoajia voidaan käyttää esimerkiksi:

• IT- ja järjestelmäpalveluissa
• markkinoinnin toteuttamisessa
• asiakaspalvelun tukitoiminnoissa

 

Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi tai lain edellyttämän ajan. Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.

 

Oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• saada pääsy omiin tietoihisi
• pyytää tietojen oikaisua tai täydentämistä
• pyytää tietojen poistoa (siltä osin kuin laki sen sallii)
• rajoittaa tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa
• vastustaa käsittelyä, kun perusteena on oikeutettu etu
• vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja tapahtuu automaattisesti
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto)

Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt: info@reilukulta.fi

 

Tietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli siirto on tarpeen, varmistamme siirron lainmukaisuuden käyttämällä riittäviä suojamekanismeja, kuten EU:n komission mallisopimuslausekkeita tai muita soveltuvia perusteita.

 

Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimin. Käytämme esimerkiksi:

• salattuja yhteyksiä ja järjestelmiä
• rajattuja käyttöoikeuksia ja käyttäjien tunnistamista
• pääsynhallintaa ja seurantaa
• henkilöstön ohjeistusta ja koulutusta

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi vain ne henkilöt, joilla on työtehtäviensä perusteella siihen oikeus.

 

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme palveluitamme ja pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla. Ajantasainen seloste on aina saatavilla verkkosivuillamme.

Päivitetty: 15.2.2026